Acconto o importo intero? Una regola semplice per un piccolo laboratorio

Da quale importo chiedere un acconto, quanto prenderne, come scriverlo al cliente e cosa fare quando qualcuno disdice una torta.

Ogni laboratorio che accetta ordini per una data precisa prima o poi incontrerà un cliente che non ritira la torta. Gli ingredienti sono comprati, il sabato è occupato e la torta non si può vendere a nessun altro perché porta il nome di qualcuno. Un acconto non è un segno di sfiducia. È semplicemente una tutela dei costi che sostieni prima che il cliente riceva qualcosa.

Una regola semplice per iniziare

Funziona bene una regola a tre soglie:

ordini fino a 40 €: pagamento al ritiro, senza acconto,
da 40 a 150 €: acconto del 30% alla conferma dell’ordine,
oltre 150 € e torte nuziali: acconto del 50%, il resto al più tardi 3 giorni prima del ritiro.

Adatta le soglie ai tuoi prezzi. L’importante è che l’acconto copra almeno il costo di ingredienti e confezione. Così, anche se l’ordine viene annullato, non ci rimetti.

Quando chiedere tutto in anticipo

Il pagamento completo prima della realizzazione conviene quando:

la torta è insolita e sarà difficile venderla a qualcun altro, per esempio con una stampa, figure o una forma particolare,
l’ordine arriva da un cliente nuovo per un importo molto più alto del solito,
il termine è molto breve e devi comprare ingredienti in più o spostare altri lavori.

Acconto o caparra

Dal punto di vista legale, acconto e caparra non sono sempre la stessa cosa. In molti paesi l’acconto si restituisce se l’ordine salta, mentre la caparra si può trattenere se il cliente si ritira. Verifica come li tratta la legge sui consumatori del tuo paese e scrivi chiaramente nelle tue condizioni quale chiedi.

Se vuoi trattenere il pagamento in caso di disdetta tardiva, scrivilo chiaramente nel messaggio e nelle tue condizioni. In caso di dubbio, fai controllare le condizioni dal tuo commercialista o da un avvocato.

Come scriverlo al cliente

I clienti raramente hanno problemi con un acconto. Hanno problemi con regole poco chiare. Scrivi in modo breve, concreto e sempre uguale:

> Grazie per l’ordine. La torta da 18 porzioni costa 145 €. Prenoto la data dopo il versamento della caparra di 43,50 € (30%) entro giovedì. I restanti 101,50 € si possono pagare al ritiro in contanti, con carta o con PayPal. Se disdici almeno 7 giorni prima del ritiro, restituisco l’intera caparra; dopo, secondo le regole delle mie condizioni.

Un messaggio così risponde a tutte le domande in un colpo solo: quanto, entro quando, per cosa e cosa succede in caso di disdetta. Salvalo come modello e invialo dopo ogni conferma.

Disdetta di un ordine

Stabilisci prima le regole di rimborso e scrivile nelle tue condizioni o in fondo ai messaggi. Per esempio:

| Quando il cliente disdice | Cosa succede alla caparra | | --- | --- | | 7 giorni o più prima del ritiro | rimborso totale | | da 3 a 6 giorni prima del ritiro | rimborso della metà | | meno di 3 giorni prima del ritiro | la caparra viene trattenuta |

Le regole servono a proteggere i tuoi costi, non a punire il cliente. Se qualcuno disdice per un motivo serio e gli ingredienti si possono ancora usare, la flessibilità di solito si ripaga con il passaparola.

Ordine nei pagamenti

Il caos più grande nasce dai pagamenti sparsi tra bonifici, contanti in una busta e messaggi con la conferma di un PayPal. Per ogni ordine annota tre numeri: il prezzo, l’importo versato e quello ancora da pagare. La mattina del giorno del ritiro controlla quali ordini hanno ancora un saldo aperto e avvisa i clienti prima che arrivino.

Come ti aiuta Lagom

In Lagom ogni ordine conserva i suoi pagamenti e l’importo ancora da pagare. Il cliente può pagare un acconto o l’importo intero online tramite Stripe, e l’ordine passa da solo allo stato pagato. Nella schermata del giorno vedi subito i ritiri in cui devi ancora incassare.

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