Zaliczka czy pełna kwota? Prosta zasada dla małej piekarni
Od jakiej wartości zamówienia prosić o zaliczkę, ile jej brać, jak o tym napisać klientowi i co zrobić, gdy ktoś odwoła tort.
Każda pracownia, która przyjmuje zamówienia na konkretny termin, prędzej czy później trafi na klienta, który nie odbierze tortu. Składniki są kupione, sobota zajęta, a tortu nie da się sprzedać nikomu innemu, bo ma na sobie czyjeś imię. Zaliczka nie jest wyrazem nieufności. To zwykłe zabezpieczenie kosztów, które ponosisz, zanim klient cokolwiek dostanie.
Prosta zasada na start
Dobrze sprawdza się zasada w trzech progach:
- zamówienia do 150 zł: płatność przy odbiorze, bez zaliczki,
- od 150 do 600 zł: zaliczka 30% przy potwierdzeniu zamówienia,
- powyżej 600 zł oraz torty weselne: zaliczka 50%, reszta najpóźniej 3 dni przed odbiorem.
Progi dopasuj do swoich cen. Ważne, żeby zaliczka pokrywała co najmniej koszt składników i opakowania. Wtedy nawet przy odwołanym zamówieniu nie dokładasz do interesu.
Kiedy pełna kwota z góry
Pełną płatność przed realizacją warto brać, gdy:
- tort jest nietypowy i trudno go będzie sprzedać komuś innemu, na przykład z nadrukiem, figurkami albo w nietypowym kształcie,
- zamówienie składa nowy klient na kwotę wyraźnie wyższą niż zwykle,
- termin jest bardzo krótki i musisz specjalnie dokupić składniki lub przesunąć inne prace.
Zaliczka a zadatek
W mowie potocznej oba słowa znaczą to samo, ale w prawie to dwie różne rzeczy. Zaliczka jest częścią ceny i co do zasady wraca do klienta, gdy umowa nie dojdzie do skutku. Zadatek (art. 394 Kodeksu cywilnego) zabezpiecza termin: jeśli klient zrezygnuje, możesz go zatrzymać, a jeśli to ty nie wykonasz zamówienia, klient może żądać zwrotu w podwójnej wysokości.
Jeśli chcesz zatrzymać wpłatę przy późnym odwołaniu, w wiadomości i w regulaminie pisz wprost o zadatku. W razie wątpliwości warto poprosić księgową albo prawnika o sprawdzenie regulaminu.
Jak napisać o tym klientowi
Klienci rzadko mają problem z zaliczką. Mają problem z niejasnymi zasadami. Napisz krótko, konkretnie i zawsze tak samo:
> Dziękuję za zamówienie. Tort na 18 porcji kosztuje 380 zł. Termin rezerwuję po wpłacie zadatku 114 zł (30%) do czwartku. Pozostałe 266 zł można zapłacić przy odbiorze gotówką, kartą lub BLIKIEM. Przy odwołaniu zamówienia co najmniej 7 dni przed odbiorem zwracam cały zadatek, później zgodnie z zasadami w regulaminie.
Taka wiadomość odpowiada na wszystkie pytania naraz: ile, do kiedy, za co i co się stanie przy rezygnacji. Zapisz ją jako szablon i wysyłaj po każdym potwierdzeniu.
Odwołanie zamówienia
Zasady zwrotu ustal z góry i zapisz w regulaminie albo w stopce wiadomości. Przykładowo:
| Kiedy klient odwołuje | Co się dzieje z zadatkiem | | --- | --- | | 7 dni lub więcej przed odbiorem | zwrot całej kwoty | | od 3 do 6 dni przed odbiorem | zwrot połowy zadatku | | mniej niż 3 dni przed odbiorem | zadatek przepada |
Zasady mają chronić twoje koszty, a nie karać klienta. Jeśli ktoś odwołuje z ważnego powodu i składniki da się jeszcze wykorzystać, elastyczność zwykle zwraca się w postaci poleceń.
Porządek w płatnościach
Największy chaos robią płatności rozproszone po przelewach, gotówce w kopercie i wiadomościach z potwierdzeniem BLIKA. Przy każdym zamówieniu zapisuj trzy liczby: cenę, wpłaconą kwotę i kwotę do zapłaty. Rano w dniu odbioru sprawdź, które zamówienia mają jeszcze niezapłacone saldo, i przypomnij klientom, zanim przyjadą.
Jak to ułatwia Lagom
W Lagom każde zamówienie ma zapisane wpłaty i kwotę do zapłaty. Klient może zapłacić zaliczkę lub pełną kwotę online przez Stripe, a zamówienie samo zmienia status na opłacone. Na ekranie dnia od razu widać odbiory, przy których trzeba jeszcze pobrać pieniądze.
Czytaj dalej: Jak wycenić tort na zamówienie bez zgadywania · Lista zakupów na tydzień, po której nie zabraknie mascarpone