Aanbetaling of het volledige bedrag? Een eenvoudige regel voor een kleine bakkerij
Vanaf welk bedrag je om een aanbetaling vraagt, hoeveel je vraagt, hoe je het de klant schrijft en wat je doet als iemand een taart afzegt.
Elke bakkerij die bestellingen voor een vaste datum aanneemt, krijgt vroeg of laat een klant die zijn taart niet ophaalt. De ingrediënten zijn gekocht, de zaterdag is bezet, en de taart kun je aan niemand anders verkopen omdat er iemands naam op staat. Een aanbetaling is geen teken van wantrouwen. Het is gewoon een zekerheid voor de kosten die je maakt voordat de klant iets krijgt.
Een eenvoudige regel om mee te beginnen
Een regel met drie drempels werkt goed:
- bestellingen tot € 40: betaling bij het ophalen, zonder aanbetaling,
- van 40 tot € 150: 30% aanbetaling bij de bevestiging van de bestelling,
- boven € 150 en bruidstaarten: 50% aanbetaling, de rest uiterlijk 3 dagen voor het ophalen.
Pas de drempels aan je prijzen aan. Belangrijk is dat de aanbetaling minstens de kosten van ingrediënten en verpakking dekt. Dan leg je zelfs bij een geannuleerde bestelling geen geld toe.
Wanneer het volledige bedrag vooraf
Volledige betaling vooraf is verstandig als:
- de taart ongewoon is en moeilijk aan iemand anders te verkopen, bijvoorbeeld met een print, figuurtjes of een bijzondere vorm,
- een nieuwe klant bestelt voor een duidelijk hoger bedrag dan normaal,
- de termijn heel kort is en je extra ingrediënten moet kopen of ander werk moet verschuiven.
Vooruitbetaling of aanbetaling
Juridisch zijn een vooruitbetaling en een aanbetaling niet altijd hetzelfde. In veel landen krijgt de klant een vooruitbetaling terug als de bestelling niet doorgaat, terwijl je een aanbetaling mag houden als de klant afziet van de bestelling. Kijk hoe het consumentenrecht in jouw land ermee omgaat en zet in je voorwaarden duidelijk welke je vraagt.
Wil je de betaling houden bij een late annulering, zet dat dan uitdrukkelijk in je bericht en je voorwaarden. Laat bij twijfel je voorwaarden controleren door je boekhouder of een jurist.
Hoe je het de klant schrijft
Klanten hebben zelden een probleem met een aanbetaling. Ze hebben een probleem met onduidelijke regels. Schrijf kort, concreet en altijd op dezelfde manier:
> Bedankt voor je bestelling. De taart voor 18 porties kost € 145. Ik reserveer de datum zodra het handgeld van € 43,50 (30%) vóór donderdag is betaald. De resterende € 101,50 kun je bij het ophalen contant, met de kaart of met Tikkie betalen. Annuleer je minstens 7 dagen voor het ophalen, dan krijg je het volledige handgeld terug; daarna gelden de regels uit mijn voorwaarden.
Zo’n bericht beantwoordt alle vragen in één keer: hoeveel, wanneer, waarvoor en wat er bij annulering gebeurt. Bewaar het als sjabloon en stuur het na elke bevestiging.
Een bestelling annuleren
Leg de terugbetalingsregels vooraf vast en zet ze in je voorwaarden of onder je berichten. Bijvoorbeeld:
| Wanneer de klant annuleert | Wat er met het handgeld gebeurt | | --- | --- | | 7 dagen of meer voor het ophalen | volledige terugbetaling | | 3 tot 6 dagen voor het ophalen | de helft terug | | minder dan 3 dagen voor het ophalen | het handgeld vervalt |
De regels moeten je kosten beschermen, niet de klant straffen. Zegt iemand om een goede reden af en kun je de ingrediënten nog gebruiken, dan betaalt flexibiliteit zich meestal terug in aanbevelingen.
Orde in de betalingen
De grootste chaos ontstaat door betalingen die verspreid zijn over overboekingen, contant geld in een envelop en berichten met een Tikkie-bevestiging. Noteer bij elke bestelling drie getallen: de prijs, het betaalde bedrag en wat nog openstaat. Controleer op de ochtend van de ophaaldag welke bestellingen nog een openstaand saldo hebben en herinner die klanten voordat ze komen.
Hoe Lagom het makkelijker maakt
In Lagom houdt elke bestelling haar betalingen en het openstaande bedrag bij. De klant kan een aanbetaling of het volledige bedrag online via Stripe betalen, en de bestelling springt vanzelf op betaald. Op het dagscherm zie je meteen bij welke ophalingen je nog geld moet innen.
Lees ook: Hoe je een taart op bestelling prijst zonder te gokken · Een boodschappenlijst voor de week waarbij de mascarpone nooit op is