Anzahlung oder voller Betrag? Eine einfache Regel für die kleine Backstube
Ab welchem Bestellwert du eine Anzahlung verlangst, wie hoch sie sein sollte, wie du es der Kundschaft schreibst und was du tust, wenn jemand eine Torte absagt.
Jede Backstube, die Bestellungen für einen bestimmten Termin annimmt, trifft früher oder später auf jemanden, der seine Torte nicht abholt. Die Zutaten sind gekauft, der Samstag ist belegt, und die Torte lässt sich niemand anderem verkaufen, weil ein fremder Name darauf steht. Eine Anzahlung ist kein Zeichen von Misstrauen. Sie sichert einfach die Kosten ab, die du trägst, bevor die Kundschaft irgendetwas bekommt.
Eine einfache Regel für den Anfang
Gut bewährt hat sich eine Regel mit drei Stufen:
- Bestellungen bis 40 €: Zahlung bei Abholung, ohne Anzahlung,
- von 40 bis 150 €: 30 % Anzahlung bei der Bestätigung der Bestellung,
- über 150 € sowie Hochzeitstorten: 50 % Anzahlung, der Rest spätestens 3 Tage vor der Abholung.
Passe die Stufen an deine Preise an. Wichtig ist, dass die Anzahlung mindestens die Kosten für Zutaten und Verpackung deckt. Dann zahlst du selbst bei einer abgesagten Bestellung nicht drauf.
Wann der volle Betrag im Voraus
Die volle Zahlung vor der Umsetzung lohnt sich, wenn:
- die Torte ungewöhnlich ist und sich schwer an jemand anderen verkaufen lässt, zum Beispiel mit Fotodruck, Figuren oder in ungewöhnlicher Form,
- eine neue Kundin oder ein neuer Kunde für einen deutlich höheren Betrag als üblich bestellt,
- die Frist sehr kurz ist und du extra Zutaten kaufen oder andere Arbeiten verschieben musst.
Anzahlung oder Draufgabe
Rechtlich sind Anzahlung und Draufgabe nicht immer dasselbe. In vielen Ländern wird eine Anzahlung erstattet, wenn der Auftrag nicht zustande kommt, während eine Draufgabe einbehalten werden kann, wenn die Kundin zurücktritt. Prüfe, wie das Verbraucherrecht in deinem Land damit umgeht, und schreib in deine Bedingungen klar, was du verlangst.
Wenn du die Zahlung bei einer späten Absage behalten möchtest, schreib das ausdrücklich in die Nachricht und in deine Bedingungen. Im Zweifel lass deine Bedingungen von deiner Buchhaltung oder einem Anwalt prüfen.
Wie du es der Kundschaft schreibst
Mit einer Anzahlung haben Kundinnen und Kunden selten ein Problem. Sie haben ein Problem mit unklaren Regeln. Schreib kurz, konkret und immer gleich:
> Danke für deine Bestellung. Die Torte für 18 Portionen kostet 145 €. Ich reserviere den Termin, sobald die Draufgabe von 43,50 € (30 %) bis Donnerstag eingegangen ist. Die restlichen 101,50 € kannst du bei der Abholung bar, mit Karte oder per PayPal bezahlen. Sagst du mindestens 7 Tage vor der Abholung ab, erstatte ich die ganze Draufgabe, später gelten die Regeln aus meinen Bedingungen.
So eine Nachricht beantwortet alle Fragen auf einmal: wie viel, bis wann, wofür und was bei einer Absage passiert. Speichere sie als Vorlage und schick sie nach jeder Bestätigung.
Absage einer Bestellung
Lege die Erstattungsregeln im Voraus fest und schreib sie in deine Bedingungen oder in die Fußzeile deiner Nachrichten. Zum Beispiel:
| Wann die Kundschaft absagt | Was mit der Draufgabe passiert | | --- | --- | | 7 Tage oder mehr vor der Abholung | Erstattung des ganzen Betrags | | 3 bis 6 Tage vor der Abholung | Erstattung der Hälfte | | weniger als 3 Tage vor der Abholung | die Draufgabe verfällt |
Die Regeln sollen deine Kosten schützen und nicht die Kundschaft bestrafen. Sagt jemand aus wichtigem Grund ab und lassen sich die Zutaten noch verwenden, zahlt sich Entgegenkommen meist in Empfehlungen aus.
Ordnung bei den Zahlungen
Das größte Chaos entsteht durch Zahlungen, die über Überweisungen, Bargeld im Umschlag und Nachrichten mit PayPal-Bestätigungen verstreut sind. Notiere bei jeder Bestellung drei Zahlen: den Preis, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag. Prüfe am Morgen des Abholtags, bei welchen Bestellungen noch etwas offen ist, und erinnere die Kundschaft, bevor sie kommt.
Wie Lagom dabei hilft
In Lagom hat jede Bestellung ihre Zahlungen und den offenen Betrag gespeichert. Die Kundschaft kann eine Anzahlung oder den vollen Betrag online über Stripe bezahlen, und die Bestellung wechselt von selbst auf bezahlt. Auf dem Tagesbildschirm siehst du sofort, bei welchen Abholungen du noch Geld kassieren musst.
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