Avans sau suma întreagă? O regulă simplă pentru o cofetărie mică
De la ce valoare a comenzii să ceri avans, cât să iei, cum să-i scrii clientului și ce faci când cineva anulează un tort.
Orice cofetărie care primește comenzi pentru o dată anume va da mai devreme sau mai târziu peste un client care nu-și ridică tortul. Ingredientele sunt cumpărate, sâmbăta e ocupată, iar tortul nu poate fi vândut altcuiva, pentru că are numele cuiva pe el. Avansul nu e un semn de neîncredere. E pur și simplu o garanție pentru costurile pe care le ai înainte ca clientul să primească ceva.
O regulă simplă pentru început
Funcționează bine o regulă cu trei praguri:
- comenzi de până la 200 lei: plata la ridicare, fără avans,
- de la 200 la 800 lei: avans de 30% la confirmarea comenzii,
- peste 800 lei și torturi de nuntă: avans de 50%, restul cel târziu cu 3 zile înainte de ridicare.
Adaptează pragurile la prețurile tale. Important e ca avansul să acopere măcar costul ingredientelor și al ambalajului. Așa, chiar dacă o comandă se anulează, nu pierzi bani.
Când ceri toată suma înainte
Plata integrală înainte de realizare merită cerută când:
- tortul e neobișnuit și ar fi greu de vândut altcuiva, de exemplu cu imprimeu, figurine sau o formă specială,
- comanda vine de la un client nou pentru o sumă mult mai mare decât de obicei,
- termenul e foarte scurt și trebuie să cumperi ingrediente în plus sau să muți alte lucrări.
Avans sau arvună
Din punct de vedere juridic, avansul și arvuna nu sunt întotdeauna același lucru. În multe țări avansul se returnează dacă comanda nu are loc, în timp ce arvuna poate fi păstrată dacă clientul se retrage. Verifică felul în care legea protecției consumatorului din țara ta le tratează și scrie clar în condițiile tale ce ceri.
Dacă vrei să păstrezi plata la o anulare târzie, scrie asta clar în mesaj și în condițiile tale. Dacă ai dubii, roagă contabilul sau un avocat să verifice condițiile.
Cum îi scrii clientului
Clienții au rareori o problemă cu avansul. Au o problemă cu regulile neclare. Scrie scurt, concret și mereu la fel:
> Mulțumesc pentru comandă. Tortul pentru 18 porții costă 475 lei. Rezerv data după plata arvunei de 142,50 lei (30%) până joi. Restul de 332,50 lei se poate plăti la ridicare, cash, cu cardul sau prin PayPal. Dacă anulezi cu cel puțin 7 zile înainte de ridicare, îți returnez toată arvuna; după aceea, conform regulilor din condițiile mele.
Un astfel de mesaj răspunde la toate întrebările deodată: cât, până când, pentru ce și ce se întâmplă la anulare. Salvează-l ca șablon și trimite-l după fiecare confirmare.
Anularea unei comenzi
Stabilește dinainte regulile de returnare și scrie-le în condițiile tale sau în semnătura mesajelor. De exemplu:
| Când anulează clientul | Ce se întâmplă cu arvuna | | --- | --- | | cu 7 zile sau mai mult înainte de ridicare | returnare integrală | | cu 3–6 zile înainte de ridicare | se returnează jumătate | | cu mai puțin de 3 zile înainte de ridicare | arvuna se pierde |
Regulile sunt menite să-ți protejeze costurile, nu să-l pedepsească pe client. Dacă cineva anulează dintr-un motiv serios și ingredientele mai pot fi folosite, flexibilitatea se întoarce de obicei sub formă de recomandări.
Ordine în plăți
Cel mai mare haos îl fac plățile împrăștiate între transferuri bancare, numerar într-un plic și mesaje cu confirmarea unui PayPal. La fiecare comandă notează trei cifre: prețul, suma plătită și suma rămasă de plată. În dimineața zilei de ridicare verifică ce comenzi mai au sold neplătit și amintește-le clienților înainte să vină.
Cum te ajută Lagom
În Lagom fiecare comandă are înregistrate plățile și suma rămasă de plată. Clientul poate plăti online prin Stripe un avans sau suma întreagă, iar comanda își schimbă singură starea în plătită. Pe ecranul zilei vezi imediat ridicările la care mai trebuie să încasezi bani.
Citește și: Cum stabilești prețul unui tort la comandă fără să ghicești · O listă de cumpărături pe săptămână cu care nu rămâi fără mascarpone