Depositum eller hele beløpet? En enkel regel for et lite bakeri
Fra hvilket ordrebeløp du bør be om depositum, hvor mye du bør ta, hvordan du skriver det til kunden, og hva du gjør når noen avbestiller en kake.
Alle bakerier som tar imot bestillinger til en bestemt dato, møter før eller siden en kunde som ikke henter kaken sin. Ingrediensene er kjøpt, lørdagen er opptatt, og kaken kan ikke selges til noen andre fordi den har et annet navn på seg. Et depositum er ikke et tegn på mistillit. Det er rett og slett en sikring av kostnadene du har før kunden får noe som helst.
En enkel regel å begynne med
En regel med tre trinn fungerer godt:
- bestillinger opptil 500 kr: betaling ved henting, uten depositum,
- fra 500 til 2 000 kr: 30 % depositum når bestillingen bekreftes,
- over 2 000 kr og bryllupskaker: 50 % depositum, resten senest 3 dager før henting.
Tilpass trinnene til prisene dine. Det viktige er at depositumet minst dekker kostnaden for ingredienser og emballasje. Da taper du ikke penger selv om bestillingen blir avlyst.
Når du bør ta hele beløpet på forhånd
Full betaling før du begynner er lurt når:
- kaken er uvanlig og vanskelig å selge til andre, for eksempel med fototrykk, figurer eller en uvanlig form,
- bestillingen kommer fra en ny kunde og gjelder et tydelig høyere beløp enn vanlig,
- fristen er svært kort, og du må kjøpe ekstra ingredienser eller flytte annet arbeid.
Forskudd eller depositum
Juridisk er forskuddsbetaling og depositum ikke alltid det samme. I mange land får kunden forskuddet tilbake hvis bestillingen ikke blir noe av, mens et depositum kan beholdes hvis kunden trekker seg. Sjekk hvordan forbrukerretten i landet ditt behandler dem, og skriv tydelig i vilkårene dine hva du tar.
Vil du beholde betalingen ved en sen avbestilling, må du skrive det tydelig i meldingen og i vilkårene dine. Er du i tvil, be regnskapsføreren din eller en advokat se over vilkårene.
Slik skriver du det til kunden
Kunder har sjelden noe imot et depositum. De har noe imot uklare regler. Skriv kort, konkret og alltid på samme måte:
> Takk for bestillingen. Kaken til 18 porsjoner koster 1 800 kr. Jeg reserverer datoen når depositumet på 540 kr (30 %) er betalt innen torsdag. De resterende 1 260 kr kan betales ved henting med kontanter, kort eller Vipps. Avbestiller du minst 7 dager før henting, betaler jeg tilbake hele depositumet; etter det gjelder reglene i vilkårene mine.
En slik melding svarer på alle spørsmål på én gang: hvor mye, innen når, for hva og hva som skjer ved avbestilling. Lagre den som mal og send den etter hver bekreftelse.
Avbestilling
Bestem reglene for tilbakebetaling på forhånd, og skriv dem i vilkårene eller nederst i meldingene dine. For eksempel:
| Når kunden avbestiller | Hva som skjer med depositumet | | --- | --- | | 7 dager eller mer før henting | hele beløpet tilbakebetales | | 3 til 6 dager før henting | halvparten tilbakebetales | | mindre enn 3 dager før henting | depositumet beholdes |
Reglene skal beskytte kostnadene dine, ikke straffe kunden. Avbestiller noen av en god grunn og ingrediensene fortsatt kan brukes, lønner fleksibilitet seg som regel i form av anbefalinger.
Orden i betalingene
Det største rotet oppstår når betalingene er spredt på bankoverføringer, kontanter i en konvolutt og meldinger med Vipps-bekreftelser. Noter tre tall for hver bestilling: prisen, beløpet som er betalt, og det som gjenstår. Sjekk om morgenen på hentedagen hvilke bestillinger som fortsatt har en ubetalt saldo, og minn kundene på det før de kommer.
Slik gjør Lagom det enklere
I Lagom har hver bestilling sine betalinger og det utestående beløpet lagret. Kunden kan betale et depositum eller hele beløpet på nett via Stripe, og bestillingen endrer selv status til betalt. På dagsskjermen ser du med en gang hvilke hentinger du fortsatt må kreve inn penger for.
Les også: Slik priser du en bestillingskake uten å gjette · En handleliste for uken der mascarponen aldri tar slutt