Handpenning eller hela beloppet? En enkel regel för ett litet bageri
Från vilket ordervärde du ska be om handpenning, hur mycket du ska ta, hur du skriver det till kunden och vad du gör när någon avbokar en tårta.
Varje bageri som tar emot beställningar till ett visst datum stöter förr eller senare på en kund som inte hämtar sin tårta. Ingredienserna är köpta, lördagen är upptagen och tårtan går inte att sälja till någon annan eftersom den har någons namn på sig. En handpenning är inget tecken på misstro. Det är helt enkelt en säkerhet för de kostnader du har innan kunden får något.
En enkel regel att börja med
En regel med tre nivåer fungerar bra:
- beställningar upp till 500 kr: betalning vid upphämtning, ingen handpenning,
- från 500 till 2 000 kr: 30 % i handpenning när beställningen bekräftas,
- över 2 000 kr och bröllopstårtor: 50 % i handpenning, resten senast 3 dagar före upphämtning.
Anpassa nivåerna efter dina priser. Det viktiga är att handpenningen minst täcker kostnaden för ingredienser och förpackning. Då förlorar du inga pengar även om beställningen avbokas.
När du ska ta hela beloppet i förväg
Full betalning innan du börjar är en god idé när:
- tårtan är ovanlig och svår att sälja till någon annan, till exempel med fototryck, figurer eller en udda form,
- beställningen kommer från en ny kund och gäller ett tydligt högre belopp än vanligt,
- tiden är mycket kort och du måste köpa extra ingredienser eller flytta annat arbete.
Förskott eller handpenning
Juridiskt är förskottsbetalning och handpenning inte alltid samma sak. I många länder får kunden tillbaka ett förskott om beställningen inte blir av, medan en handpenning kan behållas om kunden drar sig ur. Kolla hur konsumentlagen i ditt land behandlar dem och skriv tydligt i dina villkor vilket du tar.
Vill du behålla betalningen vid en sen avbokning, skriv det tydligt i ditt meddelande och i dina villkor. Om du är osäker, be din redovisningskonsult eller en jurist granska villkoren.
Så skriver du det till kunden
Kunderna har sällan problem med en handpenning. De har problem med otydliga regler. Skriv kort, konkret och alltid på samma sätt:
> Tack för din beställning. Tårtan för 18 portioner kostar 1 800 kr. Jag reserverar datumet när handpenningen på 540 kr (30 %) är betald senast torsdag. Resterande 1 260 kr kan betalas vid upphämtning kontant, med kort eller med Swish. Om du avbokar minst 7 dagar före upphämtningen betalar jag tillbaka hela handpenningen; därefter gäller reglerna i mina villkor.
Ett sådant meddelande svarar på alla frågor på en gång: hur mycket, när, för vad och vad som händer vid avbokning. Spara det som mall och skicka det efter varje bekräftelse.
Avbokning av en beställning
Bestäm reglerna för återbetalning i förväg och skriv in dem i dina villkor eller längst ner i dina meddelanden. Till exempel:
| När kunden avbokar | Vad som händer med handpenningen | | --- | --- | | 7 dagar eller mer före upphämtning | hela beloppet återbetalas | | 3 till 6 dagar före upphämtning | hälften återbetalas | | mindre än 3 dagar före upphämtning | handpenningen behålls |
Reglerna ska skydda dina kostnader, inte straffa kunden. Om någon avbokar av ett viktigt skäl och ingredienserna fortfarande går att använda lönar sig flexibilitet oftast i form av rekommendationer.
Ordning på betalningarna
Det största kaoset uppstår när betalningarna är utspridda på banköverföringar, kontanter i ett kuvert och meddelanden med Swish-bekräftelser. Anteckna tre siffror för varje beställning: priset, det betalda beloppet och det som återstår. Kontrollera på morgonen samma dag som upphämtningen vilka beställningar som fortfarande har ett obetalt saldo, och påminn kunderna innan de kommer.
Så gör Lagom det enklare
I Lagom har varje beställning sina betalningar och det återstående beloppet sparade. Kunden kan betala en handpenning eller hela beloppet online via Stripe, och beställningen byter själv status till betald. På dagsvyn ser du direkt vid vilka upphämtningar du fortfarande måste ta betalt.
Läs också: Så prissätter du en beställningstårta utan att gissa · En inköpslista för veckan där mascarponen aldrig tar slut