¿Señal o importe completo? Una regla sencilla para un obrador pequeño
A partir de qué importe pedir una señal, cuánto cobrar, cómo decírselo al cliente y qué hacer cuando alguien cancela una tarta.
Todo obrador que acepta pedidos para una fecha concreta se encontrará tarde o temprano con un cliente que no recoge su tarta. Los ingredientes están comprados, el sábado está ocupado y la tarta no se puede vender a nadie más porque lleva el nombre de otra persona. Una señal no es una muestra de desconfianza. Es una simple garantía de los costes que asumes antes de que el cliente reciba nada.
Una regla sencilla para empezar
Funciona bien una regla con tres tramos:
- pedidos de hasta 40 €: pago en la recogida, sin señal,
- de 40 a 150 €: señal del 30 % al confirmar el pedido,
- más de 150 € y tartas de boda: señal del 50 % y el resto como muy tarde 3 días antes de la recogida.
Ajusta los tramos a tus precios. Lo importante es que la señal cubra al menos el coste de los ingredientes y del embalaje. Así, aunque se cancele el pedido, no pierdes dinero.
Cuándo cobrar todo por adelantado
Conviene pedir el pago completo antes de hacer el encargo cuando:
- la tarta es poco habitual y será difícil vendérsela a otra persona, por ejemplo con impresión, figuras o una forma especial,
- el pedido lo hace un cliente nuevo por un importe bastante mayor de lo normal,
- el plazo es muy corto y tienes que comprar ingredientes aparte o mover otros trabajos.
Anticipo o señal
Legalmente, un anticipo y una señal no siempre son lo mismo. En muchos países el anticipo se devuelve si el pedido no sigue adelante, mientras que la señal puede quedarse si el cliente se echa atrás. Comprueba cómo las trata la ley de consumo de tu país y deja claro en tus condiciones cuál pides.
Si quieres quedarte con el pago cuando alguien cancela tarde, dilo claramente en tu mensaje y en tus condiciones. Si tienes dudas, pide a tu gestor o a un abogado que revise tus condiciones.
Cómo decírselo al cliente
A los clientes rara vez les molesta una señal. Les molestan las reglas poco claras. Escribe de forma breve, concreta y siempre igual:
> Gracias por tu pedido. La tarta de 18 raciones cuesta 145 €. Reservo la fecha cuando recibas el pago de las arras de 43,50 € (30 %) antes del jueves. Los 101,50 € restantes se pueden pagar en la recogida en efectivo, con tarjeta o con PayPal. Si cancelas al menos 7 días antes de la recogida, te devuelvo las arras completas; después, según las reglas de mis condiciones.
Un mensaje así responde a todas las preguntas a la vez: cuánto, hasta cuándo, por qué y qué pasa si se cancela. Guárdalo como plantilla y envíalo tras cada confirmación.
Cancelación de un pedido
Fija de antemano las reglas de devolución y escríbelas en tus condiciones o al pie de tus mensajes. Por ejemplo:
| Cuándo cancela el cliente | Qué pasa con las arras | | --- | --- | | 7 días o más antes de la recogida | devolución completa | | de 3 a 6 días antes de la recogida | devolución de la mitad | | menos de 3 días antes de la recogida | se pierden las arras |
Las reglas están para proteger tus costes, no para castigar al cliente. Si alguien cancela por un motivo importante y los ingredientes todavía se pueden aprovechar, la flexibilidad suele devolverse en recomendaciones.
Orden en los pagos
El mayor caos lo provocan los pagos repartidos entre transferencias, efectivo en un sobre y mensajes con la confirmación de un PayPal. En cada pedido apunta tres cifras: el precio, lo pagado y lo que queda por pagar. La mañana del día de la recogida, comprueba qué pedidos tienen aún saldo pendiente y avisa a esos clientes antes de que lleguen.
Cómo te lo pone fácil Lagom
En Lagom cada pedido guarda sus pagos y el importe pendiente. El cliente puede pagar una señal o el importe completo en línea con Stripe, y el pedido cambia solo a pagado. En la pantalla del día ves enseguida las recogidas en las que todavía tienes que cobrar.
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